Todoist: Como organizo meus projetos

Antes de mais nada, é preciso fazer um esclarecimento em relação ao conceito de Projetos do Todoist. No Todoist, o Projeto é qualquer lista que tenha tarefas relacionadas. Esse conceito é um pouco diferente do que o método GTD (Getting Things Done) entende como um Projeto.

Então, neste post, entenda os Projetos como sinônimo de listas do Todoist.

Atualmente, eu organizo as minhas listas do Todoist em 4 grandes grupos: Projetos 2023 (aqui, o conceito é o do GTD), Contextos, Algum Dia/Talvez e Arquivo. Vou comentar cada um desses grupos e as listas relacionadas.

1 – Projetos 2023

É onde eu reúno todos os meus projetos para o ano. Porém, como no meu trabalho eu lido com processos administrativos, tenho uma lista no Todoist, no modo Painel, onde faço regularmente o acompanhamento desses processos.

Apesar de ser um processo, no conceito do GTD é considerado um Projeto, por isso coloquei no grupo Projetos 2023. Então, esse grupo é bem simples, tenho 2 listas:

1. Projetos 2023 (o próprio grupo que contém os projetos que não são processos)
2. Processos

2 – Contextos

Mais uma vez, utilizo aqui os conceitos do GTD. Contextos são os locais, momentos ou ferramentas em que as tarefas podem ser realizadas. Em breve, pretendo publicar um post explicando melhor esse conceito. Basicamente, utilizo no momento 8 contextos.

1. Contas a Pagar – quem não tem esse contexto, né? 😄. Eu reúno aqui todas as minhas contas a pagar e, para isso, utilizo o excelente recurso de tarefas recorrentes do Todoist. Eu separo um contexto específico para isso, porque usando um celular ou computador, no início do mês já faço o pagamento de várias contas de uma vez, mesmo que não estejam no prazo final de vencimento.
   Esse é um contexto muito importante, porque esquecer de pagar uma conta pode gerar multas e outras implicações, por isso, é meu primeiro contexto (o que no Todoist faz aparecer para mim em primeiro na visualização do menu Hoje).
2. Aguardando – mais um conceito do GTD, onde são reunidos tudo que estou aguardando resposta ou alguma ação, seja de uma pessoa ou empresa. É o meu follow-up. Aqui eu já faço uma adaptação ao método GTD, porque em sua essência o Aguardando talvez não seria um contexto, mas incluo como um contexto para me facilitar mesmo.
3. Trabalho – é onde estão as minhas tarefas profissionais que, em geral, preciso realizar em um computador. Já chamei ele de outros nomes, como Computador_Trabalho, mas achei mais prático chamar apenas de Trabalho. Eu já sei que preciso fazer essencialmente no Computador, então não preciso colocar isso no nome.
   Obviamente, esse Contexto é o mais acessado, é meu ganha-pão né 😂.
4. Fundação – é uma atividade separada do meu contexto principal de Trabalho, porque é de fato isso, um trabalho à parte. Então, achei que fazer essa separação seria mais intuitivo, e ajudaria a fazer essa separação na minha mente também.
5. Blog – é o contexto que me permite estar escrevendo esse texto e manter o Blog no ar. São todas as tarefas que estão relacionadas à produção de posts, manutenção do site, melhorias, etc.
6. Casa – são as minhas tarefas e coisas a fazer em casa. Nesse caso, preciso de fato estar em casa para realizar essas tarefas. Por exemplo, tarefas domésticas, reformas que precisam ser feitas, etc. Esse é um contexto clássico e recomendado pelo GTD.
7. Pessoal – aqui são as minhas tarefas pessoais, que precisem essencialmente de um computador ou telefone. Eu usava um contexto Telefone, mas como estamos com ele quase sempre, achei melhor abandonar esse contexto.
8. Rua – esse é outro contexto clássico e recomendado pelo GTD. São as tarefas que precisam ser realizadas em trânsito, quando estamos na rua. Por exemplo, comprar pão, comprar remédio, calibrar pneus do carro, etc. Realmente, é válido ter um contexto como esse porque são coisas que precisamos fazer apenas na rua. Não adianta estar em casa, por exemplo, para realizar essas ações.

3 – Algum Dia / Talvez

Uma lista recomendada pelo… GTD. Já deu para perceber que é o método que mais uso, não é mesmo? Se você quiser saber sobre as principais etapas do GTD e outros métodos de produtividade, recomendo a leitura desse post.

A lista Algum Dia / Talvez é destinada às tarefas que não poderão ser feitas nos próximos dias ou semanas, mas que, em determinado momento, gostaríamos de realizá-las. É uma lista bem interessante e uma boa sacada do GTD, porque além de ser um local onde guardamos temporariamente as tarefas que gostaríamos de fazer, ela também ajuda na reflexão do que pode entrar ou não como prioridade em nossas vidas.

4 – Arquivo

O Todoist tem uma função nativa de arquivamento de listas, mas para ter um fácil acesso a elas para posterior consulta (por exemplo, a lista de projetos do ano anterior), eu preferi criar um grupo para este fim.

Também mantenho ali algumas listas migradas para outra ferramenta. Por exemplo, minha Watchlist de filmes e séries atualmente está no Google Keep. Mas, teve uma época que fiz no Todoist e, para não perder ou precisar migrar essas informações, deixei no Arquivo.

É isso, de uma forma bem rápida, são esses meus projetos atuais do Todoist. Espero que esse post te ajude com algumas ideias para que você possa criar seus próprios projetos.

Quer que eu explique melhor algum desses projetos? Coloca aí nos comentários. 😉

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Até o próximo post!

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