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O segredo para organizar sua vida

Vou lhe dizer o segredo para organizar sua vida em duas palavras: um processo. Um pouco vago, né? Por isso, vou te explicar nesse post o que considero que pode ser o caminho para ter uma vida um pouco mais organizada.

Não vou entrar aqui em definições acadêmicas sobre o que é um processo, existe toda uma área de conhecimento para isso. Basicamente, os processos estão presentes em todos os lugares, em indústrias, em clínicas médicas, em escolas, enfim, em todo lugar. De forma bem simples, um processo é um conjunto de ações que transformam entradas (insumos) em saídas (resultados).

Para ter uma vida um pouco mais organizada, eu acredito que ter um processo pessoal de organização é muito importante. Montar um processo que funcione para você, com suas necessidades e desejos, é a melhor forma de usar os benefícios da organização pessoal (e profissional).

Você pode até não perceber, mas provavelmente você já tem um processo pessoal de organização. Talvez, apenas não pensa muito sobre ele, por ser tão natural a você. Porém, se chegou até este post, imagino que queira aprimorar seu processo, ou nem sabia que tinha um.

Processo de Organização

Acredito que existem, pelo menos, quatro coisas que todo processo pessoal de organização deve se atentar:

  • Tarefas
  • Anotações
  • Arquivos
  • Compromissos

Simplesmente, todos nós precisamos fazer ou ter essas quatro coisas, por isso todo sistema ou processo de organização deve abarcar esses quatro elementos. Para lidar com esses elementos, precisamos de ferramentas para “trabalhar” em cima deles. Pode ser uma lista de papel, uma pasta, um quadro na geladeira, um bullet journal, um caderno, um HD, uma agenda, um aplicativo, vários aplicativos, etc.

Como disse, é preciso que você construa seu próprio processo. Um bom caminho é utilizar como referência o processo de outras pessoas, ou seja, como outras pessoas se organizam. Por isso, decidi escrever esse post mostrando o meu próprio processo, a fim de que ele possa ser uma possível referência para aqueles que precisam organizar melhor sua vida.

Como eu organizo a minha vida

Importante dizer que meu processo pessoal de organização não é perfeito. Aliás, conheço pessoas com processos muito mais estruturados que o meu. Por exemplo, se você quiser conhecer um pouco do processo de organização do Pothix, desenvolvedor de software na Doist (empresa responsável pelo Todoist), recomendo essa conversa que tive com ele.

Então, considere o meu processo uma “fonte”, e que diversas outras “fontes” existem por aí. Também é válido conhecer alguns métodos de produtividade, que podem ser usados como base ou inspiração para construir o seu sistema.

Agora, sem enrolação, vamos ao meu processo.

Um diagrama que representa a base principal do meu processo pessoal de organização

Tarefas

Já experimentei diversas ferramentas para registrar e acompanhar minhas tarefas, desde um simples bloco de anotações, até aplicativos próprios de gerenciamento de tarefas. E, após percorrer um bom caminho de experimentação, “sosseguei” com o Todoist.

Na minha rotina, basicamente registro cada tarefa que me vem à mente, ou que delegam a mim, no Todoist. Para isso, utilizo a adição rápida de tarefas pelo aplicativo de celular, assim, não preciso nem abrir o aplicativo (basta manter apertado o ícone do app, que vai aparecer a opção “Adicionar tarefa”). Eu anoto a tarefa e uso os atalhos do Todoist para rapidamente escolher a data em que desejo realizar aquela tarefa.

Quando estou no PC ou Notebook, sempre deixo a página do Todoist fixada no meu navegador e, durante o dia, vou coletando as novas tarefas e realizando as tarefas que já foram planejadas. Finalizada a tarefa, eu marco como concluída.

Um dos recursos premium do Todoist é o acesso ilimitado ao histórico de tarefas concluídas. Essa é uma função importante para mim, porque utilizo essa função para fazer relatórios diários/mensais do trabalho, onde preciso registrar as atividades concluídas no mês.

Anotações

Já percorri também um bom caminho na experimentação de ferramentas para registro e armazenamento de anotações. O caderno escolar acredito que foi o primeiro deles, mas foi com o Evernote que passei a entender a importância de ter uma ferramenta para fazer anotações e recorrer a elas quando necessário. Entretanto, por alguns motivos, preferi deixar o Evernote.

Me encontrei no “casamento” formado entre o Google Keep e o Google Docs. O Google Keep nunca me abandonou: rápido, simples e confiável. Porém, quando são necessárias anotações maiores e estruturadas, transformo aquela nota (ou várias notas) em um documento do Google Docs. Mostrei como fazer isso no vídeo abaixo:

Quando já sei que será um documento ou nota estruturada, já abro o documento em branco no Google Docs mesmo. Para isso, mais uma vez no Google Chrome, só abro uma nova guia do navegador, digito “doc.new” e pronto! Um novo documento aparece para mim, já salvo no Google Drive.

Arquivos

Falando em Google Drive, foi ele que escolhi para ser meu gerenciador de arquivos. Mantenho pouca coisa no HD do meu computador ou em Pen-drives, os principais arquivos, e aqueles que acesso diariamente, estão no meu Google Drive.

Fiz essa escolha porque considero importante que meus arquivos estejam comigo, onde quer que eu esteja. Por isso, optei por ampliar meu espaço de armazenamento no Google Drive, através da assinatura do Google One.

É claro que não dá para confiar apenas em uma ferramenta, e o Backup é sempre recomendável. Faço meus Backups com uma certa periodicidade (menor do que deveria, mas faço).

Também mantenho a página do Google Drive fixada no navegador, para que eu possa acessar meus arquivos rapidamente. Compartilhei essa e outras dicas excelentes para quem usa o Google Drive nesse post aqui.

Compromissos

De acordo com o método GTD, compromissos são eventos com data e hora marcada, ou seja, precisam ser feitas em uma data e hora específica, não é possível antecipar para ser realizada antes, exceto se você combinar isso com a outra pessoa (ou várias pessoas).

Por exemplo, você vai fazer um curso de capacitação no seu trabalho. Você não pode antecipar esse curso, a menos que você combine com a empresa ou professor, além de ser preciso combinar também com as outras pessoas que vão participar do curso.

Para o GTD, o melhor lugar para gerenciar compromissos é na famosa, tradicional e eterna… Agenda. Assim como todo mundo, a Agenda de papel foi minha primeira ferramenta de organização de compromissos e eventos. Até que descobri o Google Agenda.

Google Agenda pelo celular

Nesse caso, foi diferente. Eu NUNCA experimentei outro aplicativo! Simplesmente porque não senti essa necessidade. Me atende perfeitamente há mais de 15 anos (!!!!!). Eu sei que existem outros aplicativos com recursos mais avançados, mas pessoalmente não preciso (até o momento) deles. Se tiver curiosidade, posso até experimentar, ou mesmo fazer uma review aqui no Blog. Por ora, “tô de boa” 🤙.

E o Papel?!

Não, eu não sou daqueles que acreditam na teoria “quanto menos papel, melhor”. O papel existe há milhares de anos, e ainda é excelente em diversas situações. A diferença é que, atualmente, ele existe em conjunto com as ferramentas digitais.

Apenas não considero que ele seja imprescindível para o meu processo atual de organização. Eu fiz a opção, essencialmente, pelas ferramentas digitais, que permitem maior portabilidade e facilidade na localização de informações. Porém, no meu processo, ainda uso algumas ferramentas analógicas.

Por exemplo, gosto sempre deixar alguns bloquinhos de Post-it na mesa de trabalho, para registrar algo rapidamente, sem interromper o que estou fazendo na tela do computador. Aliás, já escrevi aqui no blog algumas ideias de uso do Post-it.

Também gosto sempre de ter na mochila um caderno para fazer anotações em reuniões, aulas, lives, etc. Nesses casos, eu prefiro fazer a anotação no caderno, o que me obriga a sintetizar as informações e não me preocupar com a formatação. Ainda que depois eu transfira o conteúdo do caderno para o Google Docs ou Google Drive.

É isso, de uma forma bem simples, esse é meu processo pessoal de organização. Espero que ele possa ser uma inspiração para você criar o seu.

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1 comentário em “O segredo para organizar sua vida”

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