Nesse post, você vai conhecer as funções básicas do Google Docs e aprender como usar essa excelente ferramenta do Google.
O Google Docs é usado como um software de processamento de texto online compatível com documentos do Microsoft Word. Ele também oferece uma variedade de recursos, como a capacidade de colaborar em documentos, em tempo real, rastrear alterações e inserir comentários nas margens de um documento.
A interface do Google Docs permite que os usuários acessem seus documentos de qualquer computador ou celular com conexão à Internet, e pode ser usado por várias pessoas simultaneamente em tempo real (usando o Google Docs no modo de colaboração). Os usuários também podem compartilhar seus documentos com outras pessoas enviando um link para editar ou comentar o documento (usando o Google Docs no modo de revisão).
O Google Docs existe desde 2006 e foi originalmente chamado de Writely. Ele foi desenvolvido por dois programadores que desejavam criar um processador de texto baseado na Web que pudesse ser acessado de qualquer computador, não apenas daqueles com o Microsoft Windows instalado.
Mas você pode estar se perguntando: por que escrever um post sobre como usar o Google Docs depois de 16 anos de sua criação? Acredite, tem muiiitaaa gente que ainda está “presa” no Word. Então, esse Post é para ajudar você a conhecer uma ferramenta excelente para escrever seus textos.
Por outro lado, se você já conhece a ferramenta, te convido a navegar pelos tópicos ou, pelo menos, conferir a Dica Extra ao final do Post.
No decorrer desse texto, vou sempre fazer referência ao Google Docs. Entretanto, saiba que o nome oficial em português é Documentos Google. Ou seja, Google Docs e Documentos Google é a mesma ferramenta. Vou manter o nome Google Docs apenas porque acredito que o nome foi assim popularizado no Brasil.
Por que comecei a usar o Google Docs? 🤔
Já comentei em outro post que decidi usar o Google Drive como meu principal gerenciador de arquivos. A decisão de usar o Google Docs de forma mais efetiva ocorreu, aproximadamente, na mesma época. Fazia sentido, já que todos os documentos criados no Google Docs são salvos no Google Drive.
Eu procurava um serviço que estivesse disponível de qualquer lugar, com um celular ou computador, sem que eu estivesse preso a uma máquina específica. Está aí então a primeira vantagem de usar o Google Docs.
Vantagens do Google Docs 👍
- O Google Docs pode ser acessado por meio de um navegador da Web ou de um aplicativo móvel disponível para dispositivos Android e iOS. Isso quer dizer que ele está com você e não apenas em um computador na sua casa ou no seu trabalho.
- Ele é gratuito! Basta ter uma Conta Google gratuita.
- O Google Docs é perfeito para documentos colaborativos. Ou seja, para aqueles documentos elaborados em conjunto, o Google Docs é a melhor opção. Não é preciso mandar dezenas de e-mails com dezenas de versões do documento para o colega.
- É possível acessar o histórico de revisões do documento, o que te permite retornar a uma versão anterior do arquivo.
- Após finalizar o documento, você pode exportá-lo para diversos formatos, como Word, PDF, TXT etc.
Essas são apenas algumas das vantagens, seria possível listar muitas outras. Como o objetivo do Post não é tratar das vantagens especificamente, vamos ver agora como usar algumas das funções básicas do Google Docs.
Como criar um documento 📄
Existem algumas formas de criar um documento em branco no Google Docs. A primeira forma é criar um documento a partir do Google Drive (viu como existe uma integração entre os dois serviços?). Para isso, você deve fazer o seguinte:
- Faça o login na sua conta do Google.
- Acesse o endereço drive.google.com para acessar os arquivos do seu Google Drive. Você também pode acessar o Google Drive pelo ícone do Google Apps ao lado da sua foto de perfil.
- Clique no botão Novo no canto superior esquerdo.
- Passe o mouse pela setinha ao lado de Documentos Google, e clique em Documento em branco.
Após criar o documento, uma página em branco será aberta e as ferramentas de edição bem similares ao do Word (negrito, itálico, marcador, tamanho da fonte, etc.) estarão disponíveis na parte superior do documento.
- Veja também: 10 Dicas Incríveis para usar no Google Drive
Outra forma de criar um documento em branco é a partir da área exclusiva de documentos do Google:
- Acesse o endereço docs.google.com. Você também pode acessar os Documentos do Google pelo ícone Documentos do Google Apps.
- Clique no ícone colorido + um pouco à esquerda da página.
- Um novo documento em branco será aberto.
Não se preocupe em salvar o documento, o Google Docs salva o documento automaticamente. A propósito, não tem nem o botão “Salvar”. Como afirmei no início do Post, o documento será salvo no seu Google Drive.
Como compartilhar um documento 🤝
A possibilidade de trabalhar em tempo real em conjunto com outra pessoa é uma das principais vantagens do Google Docs. Para editar um documento de forma colaborativa, você deve primeiro compartilhar o documento. Para isso, os passos são os seguintes:
- Com o documento aberto, clique no botão azul Compartilhar no canto superior direito.
- Você pode compartilhar adicionando o e-mail da pessoa ou por um link compartilhável. Vou escolher a opção Link Compartilhável. Para isso, você clica em Restrito e altera para Qualquer Pessoa com o Link.
- Em seguida, você deve alterar as permissões daquela pessoa que tiver o Link. Se você pretende editar o documento em conjunto com outra pessoa, você deve alterar a permissão para Editor.
- Clique em Copiar Link e depois Concluído.
- Envie para a pessoa o Link Copiado (pode ser por WhatsApp, E-mail, mensagem ou qualquer outro meio que preferir).
Após compartilhar o documento, você poderá identificar o momento em que a pessoa está online pela foto do perfil no canto superior direito, ao lado do botão Compartilhar.
- Veja também: Chromebook é bom? Vale a pena comprar um Chromebook?
Não é preciso que a pessoa tenha uma Conta Google, mesmo sem estar logada ela poderá editar o documento com você. Porém, se estiver com o login do Google, é melhor porque assim fica mais fácil rastrear as alterações que ela fez.
As funcionalidades de edição colaborativa são tantas que merece um Post exclusivo. Me diga nos comentários ao final deste Post se você quer saber mais sobre como trabalhar em conjunto no Google Docs.
Como exportar um documento ⬇️
A função de exportar ou baixar um documento serve para que você faça o download do arquivo e possa armazenar no seu computador, pen drive, HD externo ou qualquer outro dispositivo. E sabe o que é melhor? Você pode fazer o download em diversos formatos de arquivo! Veja quais são os formatos disponíveis:
- Microsoft Word.
- OpenDocument.
- Rich Text.
- PDF.
- TXT.
- Página da Web.
- EPUB.
Para exportar ou baixar o documento, é bem simples:
- Clique em Arquivo no menu superior.
- Passe o mouse pela opção Fazer Download.
- Clique sobre o formato desejado.
- Salve o documento no seu computador.
Isso quer dizer, por exemplo, que você pode editar o documento todo no Google Docs e, ao final, gerar o documento Word e enviar para qualquer pessoa que prefira editar no Word e ainda não sabe usar o Google Docs. Aliás, manda o link desse Post para ela, assim ela passa a conhecer o Google Docs 😉.
Além do Word, os formatos que eu mais uso são o PDF e o OpenDocument. Para quem não sabe, o OpenDocument é o formato dos editores de texto de software livre, como o LibreOffice.
Como imprimir um documento no Google Docs 📚
Se desejar, você também pode imprimir o documento. Também é bem simples de fazer:
- Clique em Arquivo.
- Clique em Imprimir.
- Selecione a impressora que deseja imprimir e clique em Imprimir.
Você também pode imprimir o documento através do atalho Ctrl + P.
Dica Extra: LanguageTool 🔍
Finalmente, chegamos à Dica Extra! O LanguageTool é uma extensão gratuita para o navegador Google Chrome que auxilia na elaboração de textos, sugerindo correções gramaticais, frases mal elaboradas, erros ortográficos, erros de acentuação, entre outras funções.
Eu conheci há poucos meses essa extensão e estou impressionado com a sua utilidade! Com a extensão ativa no navegador, ela vai trabalhar em segundo plano em, praticamente, qualquer janela ou aplicativo em que você estiver digitando algo. Ela, inclusive, pode te ajudar a escrever mensagens no WhatsApp Web.
E, como estamos falando do Google Docs neste Post, a integração da extensão com o Google Docs é impressionante. Ela indica, por exemplo, quantos erros foram identificados em cada página do documento através de um símbolo no canto esquerdo da página do Google Docs.
A integração com o Google Docs também permite que você desative, caso queira, a extensão apenas para aquele documento específico, sem precisar desativar a extensão em todo o navegador.
E, só para deixar claro, apesar do seu nome em inglês, o LanguageTool tem total suporte para o português.
- Veja também: 7 Extensões para usar no Google Chrome em 2022
As funcionalidades são diversas, vale a pena até escrever um Post dedicado para essa extensão. Por ora, vou descrever como baixar essa extensão no Google Chrome:
- Acesse a Chrome Web Store.
- Na caixa de pesquisa no menu lateral esquerdo, digite LanguageTool.
- Clique sobre o logotipo da extensão (veja no início deste tópico o logotipo exato do LanguageTool)
- Clique em Usar no Chrome.
- Após aparecer uma caixa de diálogo, verifique a permissão de acesso e, em seguida, clique em Adicionar Extensão.
E Pronto! Agora você tem uma extensão que vai te ajudar a escrever um pouco melhor.
Agora que você sabe como usar as funções básicas do Google Docs, veja alguns motivos pelos quais vale a pena usar Checklists no Google Planilhas (Google Sheets).
Espero que esse post tenha sido útil para você 😉.
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Até o próximo post!
Sou apaixonado por organização, ferramentas e métodos que possam auxiliar nosso dia-a-dia. Há anos utilizo diversas formas para organizar meu trabalho e minha vida pessoal. E agora tomei a decisão de compartilhar isso com você! 😉