Existem diversos métodos de produtividade, uns mais antigos, outros mais atuais e muitos outros vão surgir no futuro. Nesse post, você conhecerá 5 métodos que considero serem os mais consolidados na área de organização e produtividade.
Até a data de publicação desse post, já escrevi aqui no Blog sobre diversas ferramentas de organização e produtividade. Porém, estava faltando um artigo sobre os métodos de produtividade, que devem ser os fundamentos ou a base da nossa organização diária.
Considero que os métodos devem ser adaptados à nossa necessidade, e não precisam, necessariamente, ser usados à risca. O importante é servir para você. Vamos lá?
1 – Engula esse sapo (Eat the Frog)
Esse método foi baseado em uma declaração atribuída a Mark Twain, que disse o seguinte:
Se seu trabalho é comer um sapo, é melhor fazê-lo logo pela manhã. Se é seu trabalho comer dois sapos, é melhor comer primeiro o maior.
Baseado nessa declaração, o consultor de produtividade Brian Tracy desenvolveu conceitos para utilização desse método, publicando diversos livros tratando do tema. Apesar do nome estranho, esse método nada mais é que uma forma de priorizar tarefas.
O “Sapo” é aquela tarefa ou atividade que você não gosta de fazer, porém, muitas das vezes pode ser a mais significativa, aquela que vai levar seu projeto ou objetivo a “outro patamar” (flamenguistas entenderão 😁). Ou seja, a que realmente importa.
Esse método te encoraja a lidar com essa tarefa primeiro, logo pela manhã (ou logo ao acordar) porque, geralmente, é o momento onde temos mais energia. Após “comer esse sapo”, você estará mais leve e sentindo que as outras tarefas do dia são fáceis, e você conseguirá lidar com elas rapidamente.
Entre os métodos de produtividade, talvez esse seja o mais simples e fácil de entender. Recomenda-se “escolher seu sapo” na noite anterior ou no início do dia, pois assim estará mais próximo de conhecer efetivamente sua tarefa mais importante.
2 – GTD (Getting Things Done)
Esse é o mais popular dos métodos de produtividade. Ele foi criado por David Allen, também consultor de produtividade. O GTD é um método de gerenciamento de tarefas, criado para ajudar as pessoas a lidarem com todas as demandas e tarefas que chegam para nós diariamente, ou que planejamos fazer em relação aos nossos projetos.
Basicamente, o método GTD é composto de 5 etapas:
- Capturar
- Esclarecer
- Organizar
- Revisar
- Engajar
Em Capturar, o objetivo é tirar da cabeça qualquer tarefa ou pendência que “surge” na nossa mente ou é atribuída para nós. David Allen defende que nosso cérebro não é feito para armazenar e sim processar. Esclarecer consiste em definir o que é aquela “coisa” que surgiu, se demanda ação ou não. Existe um fluxograma proposto por David Allen para executar a etapa de Esclarecer.
Organizar é colocar tudo em seu devido lugar, seja adicionando na agenda, em uma lista de próximas ações, em material de referência, entre outros. Revisar é a etapa responsável por frequentemente verificar se seu sistema está funcionando, fazer uma escaneamento de tarefas, listas, agendas etc.
Por último, Engajar é o fazer, executar, realizar as tarefas, de fato colocar seu projeto para frente, porque o planejamento serve à execução, e não o contrário.
Umas das críticas ao método é que ele é mais difícil de implementar, um pouco burocrático e possui muitas etapas. Como disse no início desse post, penso que os métodos devem ser adaptados à nossa necessidade, à nossa rotina, ao nosso estilo.
Por isso, vale a pena conhecer esse método, usado por milhares de pessoas ao redor do mundo. Recomendo o livro A Arte de fazer acontecer – Guia Prático – 10 etapas para a Produtividade. Esse é um livro mais prático, escrito pelo próprio David Allen, em parceria com Brandon Hall. Ele é bem objetivo e serve, de fato, como um guia para você implementar o método.
3 – Bullet Journal
Todos os métodos citados neste post podem ser usados tanto em ferramentas digitais quanto analógicas. O Bullet Journal, por outro lado, foi criado para ser usado em um caderno. Sim, é possível, sim, usar em ferramentas digitais e existem boas ferramentas para fazer isso (incluindo um aplicativo oficial para acompanhar o caderno).
Todavia, ele foi projetado para ser analógico, usando apenas um caderno e uma caneta. Sendo assim, considero o Bullet Journal excelente para aqueles que preferem papel, caneta, adesivos, marca-texto e outras ferramentas analógicas.
O Bullet Journal foi criado por Ryder Carrol, um designer de produtos digitais que sentia a necessidade de criar uma forma de organizar suas tarefas, compromissos a anotações. Sendo assim, o Bullet Journal é uma mistura de agenda, lista de tarefas e diário. Ele utiliza marcadores padronizados (os Bullets) para auxiliar na organização do tipo de anotação que você faz no seu caderno. Por exemplo, o criador do método sugere o seguinte:
● Tarefa
▬ Nota
◌ Evento
E também denomina “Coleções” as páginas do caderno reservadas para um projeto específico ou um conjunto de anotações que estão relacionadas. Além das coleções, o Bullet Journal é estruturado em Índice, Registro Futuro, Registro Mensal e Registro Diário.
Nesse vídeo, eu mostrei 3 dicas para quem está começando o Bullet Journal, que aprendi após um período de aproximadamente 2 anos utilizando o método. Uma das melhores formas que descobri para gerenciar as tarefas no Bullet Journal foi utilizando o Alastair Method, que mostrei rapidamente como fazer nesse vídeo curto que postei no Canal do Telegram.
Se você quiser se aprofundar no método, recomendo bastante o livro oficial do Bullet Journal. Além de mostrar os principais conceitos do método, ele também serve como um guia e aborda algumas dicas importantes sobre produtividade. Ele tem uma leitura ótima, prática e simples.
4 – Kanban
O Kanban é um método baseado na técnica de produção de veículos que surgiu no Japão, visando diminuir estoques desnecessários da linha de produção. Após o sucesso dessa técnica, o Kanban foi importado para outros países, não só para produzir veículos, mas também desenvolver softwares, lidar com projetos complexos, entre outras diversas aplicações.
Como método de produtividade pessoal e profissional, o Kanban é indicado para aqueles que precisam visualizar informações e acompanhar projetos de forma visual, principalmente, quando é necessário verificar constantemente o status do projeto, quando este tem muitas etapas e também para trabalho em equipe.
Um quadro Kanban é composto por colunas que representam as etapas de um projeto, processo ou fluxo de trabalho. Dentro dessas colunas, são inseridos cartões, que podem representar tarefas, projetos, produtos, pessoas, etc. Os cartões são movimentados da esquerda para a direita, a medida que suas etapas vão sendo concluídas.
Um quadro Kanban pode ser desenhado em um quadro branco, em um papel A3 ou cartolina grande. Neles, você pode desenhar as colunas com as respectivas etapas. Os cartões podem ser escritos em notas auto-adesivas, o famoso Post-it, e movimentadas assim que a etapa for concluída.
Porém, se você prefere as ferramentas digitais, que possui algumas vantagens em relação às ferramentas analógicas, tem diversas opções para construir um quadro Kanban. A mais popular delas é o Trello, que possui diversos recursos.
5 – Pomodoro
A técnica Pomodoro é um método de gerenciamento de tempo destinado a auxiliar aqueles que possuem dificuldade em se concentrar e terminar determinada tarefa.
Essa técnica foi criada por Francesco Cirillo, nos anos 80, que enfrentava dificuldades nos seus estudos. O nome da técnica vem do cronômetro de cozinha em formato de tomate (“Pomodoro” significa tomate em italiano) que Cirillo utilizou para auxiliar na técnica.
Basicamente, a técnica consiste em estabelecer sessões de concentração, intercaladas por sessões de descanso. O objetivo é evitar o cansaço e a fadiga mental, sendo possível aumentar a produtividade a médio e longo prazo. Para usar a técnica, faça o seguinte:
- Escolha uma tarefa a ser realizada;
- Pegue seu celular, um cronômetro de cozinha ou mesmo um relógio com cronômetro;
- Estabeleça o tempo de 25 minutos;
- Execute e concentre-se apenas na sua tarefa durante os 25 minutos;
- Quando o cronômetro tocar, registre em um papel ou uma lista digital, a sessão de concentração (o Pomodoro) que realizou;
- Faça uma pausa de 5 minutos, estabelecendo no cronômetro esse tempo;
- Quando a pausa terminar, faça outra sessão de concentração (outro pomodoro);
- Quando tiver completado 4 pomodoros, faça uma pausa longa de 30 minutos;
- Recomece o ciclo.
Com a popularidade do método, diversos aplicativos e ferramentais digitais foram desenvolvidas baseadas na técnica pomodoro, de forma que você pode escolher o que melhor lhe agrada, um cronômetro simples ou uma ferramenta digital. Inclusive, recomendei uma extensão para Google Chrome nesse post aqui.
Pessoalmente, eu tenho algumas críticas em relação ao método (por exemplo, interromper um momento de alta concentração e produtividade quando o cronômetro toca), entretanto, essa técnica é excelente para começar uma tarefa que estamos procrastinando ou uma atividade que não estamos conseguindo nos concentrar.
Métodos de Produtividade – Qual é o melhor?
O melhor método é aquele vai te ajudar em uma dificuldade específica na sua vida. Talvez, um método seja mais apropriado para você agora, porém, pode ser que outro seja mais importante para você no futuro. Portanto, identifique as características que melhor lhe agradam e…experimente!
Pessoalmente, já utilizei todos esses métodos, mas acredito que o GTD seja o método que utilizo com mais frequência, apesar de não usá-lo em todas as suas características.
Fique à vontade para escolher um deles, fazer uma mistura de métodos ou criar o seu próprio método 😉.
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Espero que esse post tenha te ajudado 😉.
Até o próximo post!
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Sou apaixonado por organização, ferramentas e métodos que possam auxiliar nosso dia-a-dia. Há anos utilizo diversas formas para organizar meu trabalho e minha vida pessoal. E agora tomei a decisão de compartilhar isso com você! 😉