Separei dez dicas que considero sensacionais para você que usa o Google Drive no seu dia a dia. Leia até o final que essas dicas poderão te ajudar a usar melhor os recursos do Google Drive.
O Google Drive é o sistema online de armazenamento de arquivos do Google. Assim como a maioria das ferramentas do Google, ele está disponível para você gratuitamente, basta que você tenha uma conta do Google. Quando você cria uma conta do Google, você passa a ter acesso a 15 Gb de armazenamento no Google Drive. Esse espaço é compartilhado também com seu e-mail e com o Google Fotos.
Eu decidi há aproximadamente três anos que faria do meu Google Drive meu principal gerenciador de arquivos. E agora, vou compartilhar com você as 10 dicas que eu aprendi e que venho aprendendo desde então usando o Google Drive praticamente todos os dias.
1 – Pastas Obrigatórias
Para começar a lista de dicas do Google Drive, eu gostaria de recomendar quatro pastas que considero obrigatórias: Projetos, Estudo, Pessoal e Trabalho.
A pasta “Projetos” abrange todos os arquivos relacionados aos projetos com conclusão em até 1 ano. Gosto de separar uma pasta para os projetos porque assim eu consigo visualizar tudo aquilo que dediquei minha atenção durante o ano.
As pastas Trabalho, Pessoal e Estudo são autoexplicativas e são áreas que todos nós, em menor ou maior grau, precisamos nos dedicar durante nossa vida.
É claro que você utilizará as pastas mais adequadas para você. Porém, acredito que essas são obrigatórias porque são áreas essenciais para nossa vida.
2 – Altere a cor das pastas
Você pode alterar a cor das pastas no Google Drive. E isso é algo que (até onde sei) não é possível fazer em um sistema de arquivos tradicional, seja no Windows ou em HD externo.
Para alterar a cor das pastas, basta fazer o seguinte:
- Clique com o botão direito em cima da pasta
- Clique em “Alterar Cor”
- Selecione a cor desejada
Eu tenho um código de cores que já utilizo há algum tempo. Já falei sobre ele nos vídeos em que mostro como usar o Google Agenda e o Todoist.
Basicamente, eu uso o vermelho para arquivos relacionados ao Trabalho, o azul para os arquivos pessoais e o verde para os arquivos relacionados a estudo. Eu coloco a pasta de projetos na cor amarela, mas na pasta de projetos atuais, eu sigo o código que cores que acabei de falar. Assim, é só bater o olho na pasta e já sei se aquela pasta se refere a um projeto pessoal ou profissional.
3 – Use o Google Drive para extrair texto de imagem
Existem muitos softwares no mercado que permitem a extração de texto de uma imagem. Porém, no Google Drive você pode fazer isso de forma nativa. Para usar esse recurso, o passo a passo é:
- Selecione o arquivo em um dos formatos de imagem aceitos pelo Google Drive
- Clique em “Abir Com”
- Clique em “Documentos Google”
Fazendo isso, a imagem será aberta em um arquivo do Google Docs e, além da imagem, será automaticamente extraído o texto daquela imagem. Além disso, um novo arquivo em formato Documento Google será salvo em seu Google Drive.
4 – Edite um PDF usando o Google Drive
Dentre essa lista de dicas, essa talvez seja a melhor dica para usar no Google Drive.
Você sabia que pode editar PDFs que estão no seu Google Drive? Os passos são os mesmos da dica anterior. Você clica em cima do PDF, vai em “Abrir Com” e escolhe Documentos Google.
A diferença aqui é que não apenas o texto de uma imagem será extraído, mas todo o texto do seu documento!
A conversão não fica 100%, principalmente se seu PDF tiver muitas imagens, rodapés ou outros elementos. Mas, veja, por exemplo, como fica a conversão de uma Lei em que eu salvei da Web em formato PDF, sem os rodapés:
A conversão fica praticamente perfeita. Ideal, por exemplo, para você estudar Leis através de marcações, inclusão de textos, comentários etc. Acredito que essa função é perfeita para os Advogados ou qualquer pessoa que precise estudar Leis.
Essa dica apareceu primeiro lá no Canal do Telegram. Entra lá para você receber dicas exclusivas, notícias, artigos e vídeos curtos. Eu tenho procurado postar conteúdo lá quase todo dia útil. É gratuito!
5 – Utilize os atalhos de teclado
Você pode utilizar diversos atalhos de teclado no Google Drive. São tantos atalhos, que vale a pena até escrever um novo post só para tratar desse assunto.
Porém, vou deixar pelo menos 3 dicas de atalhos que podem ser bem úteis.
- “F” – Clicando na tecla “F” você consegue renomear os arquivos e pastas. Esse atalho é especialmente útil quando você precisa renomear diversos arquivos em sequência. Assim, usando o atalho, você ganha bastante tempo nesse processo de renomear arquivos.
- “SHIFT + F” – Clicando em Shift+F você cria uma pasta dentro da sua pasta atual.
- “Z” – E clicando na tecla “Z” você pode mover rapidamente um arquivo.
6 – Crie arquivos diretamente da barra do navegador
Existe uma forma bem rápida para criar arquivos de texto, planilhas e apresentações direto do navegador Google Chrome.
Se você quiser criar um documento de texto, basta abrir uma nova guia do Google Chrome e digitar “docs.new”. Ele abrirá um documento de texto do Google Docs e vai salvar o arquivo no seu Google Drive.
Agora, se você quiser criar uma planilha do Google Planilhas, basta digitar “sheets.new” na barra do navegador. E se for uma apresentação, só digitar “slides.new”.
Usando esses termos, você rapidamente pode abrir novos arquivos e começar a trabalhar neles sem precisar sair do navegador.
7 – Atalhos de pastas e arquivos do Google Drive
Quando você cria um atalho, seu arquivo permanece no local de origem dele. Porém, você agora terá como se fosse o link daquele arquivo ou pasta que pode ser copiado para outro lugar.
Uma das utilidades dos atalhos é a possibilidade de criar um Dashboard com os arquivos que você precisa abrir diariamente. E migrar para essa pasta Dashboard os atalhos de seus arquivos e pastas.
Para criar um atalho de um arquivo ou pasta no Google Drive, é só fazer o seguinte:
- Selecione o arquivo ou pasta que você quer criar o atalho.
- Clique com o botão direito do mouse.
- Depois escolha “Adicionar atalho ao Google Drive”.
- Após o atalho criado, você pode movê-lo para onde desejar.
Segundo o Google, “você pode criar até 500 atalhos por arquivo ou pasta. Cada item pode ter até 5.000 atalhos no total criados por qualquer pessoa.”
Esse artigo está sendo útil para você? Se sim, compartilha com um amigo ou amiga que usa o Google Drive, assim você poderá ajudá-lo a ser mais eficiente no uso dessa ferramenta.
8 – Salve arquivos nos Favoritos do navegador Google Chrome
Outra forma para acessar rapidamente os seus documentos que estão no Google Drive é salvá-los nos favoritos. Essa dica é bem útil para aqueles documentos que você acessa com muita frequência.
Ao adicionar aquele documento nos Favoritos, você economiza diversos passos e cliques para chegar aquele documento que está no seu Google Drive.
No meu caso, eu deixo nos favoritos alguns modelos de documentos que uso com muita frequência:
Para salvar arquivos como favorito, as etapas são as mesmas de salvar um site como favorito. Basta acessar o arquivo que você deseja, clicar na estrelinha ao lado da barra de endereços e escolher a pasta que você quer salvar o link do arquivo.
9 – Acessar arquivos diretamente do computador
O Google Drive permite que você faça o download do programa para seu computador. Fazendo isso, você pode usar o Google Drive de forma muito similar ao sistema de arquivos tradicional do Windows.
Para fazer o download, é só clicar na engrenagem no canto superior direito e clicar em “Usar o Drive no Computador”.
Não vou mostrar em detalhes nesse post o tutorial de instalação, mas é só seguir as etapas mostradas na tela. Se você quiser que eu faça um artigo ou vídeo tutorial de instalação do drive para computador, me mande um DM/comentário lá no Twitter ou no Instagram.
A grande vantagem do Drive para o Computador é que facilita muito o upload dos arquivos. Basta que você mova seu arquivo para a pasta do Google Drive que o upload será feito.
Na minha opinião, se você usa apenas um computador na sua casa e ele não é compartilhado com outras pessoas, o Drive para Computador facilita muito.
Mas se seu computador é compartilhado, ou você usa o computador na sua empresa, eu considero mais seguro continuar usando direto no navegador.
Pode ser neurose minha, mas em um computador compartilhado, eu prefiro que seja obrigado a inserir minha de senha do Google ao acessar meu navegador e depois fazer o logout ao final do expediente.
Mas isso fica a seu critério.
10 – Fixe a aba do Google Drive
Se você, assim como eu, trabalha quase 90% do seu tempo pelo navegador, recomendo que fixe a aba do seu Google Drive.
É só você clicar com o Botão Direito em cima e clicar em Fixar. O Google Drive já será movido automaticamente para o canto esquerdo das abas.
Dessa forma, você pode acessar rapidamente seu Google Drive para fazer algum upload, pesquisar algum arquivo ou mesmo visualizar um documento.
Em outro momento durante esse texto, eu te convidei para entrar no canal do Telegram. Gostaria de reforçar esse convite!
Infelizmente, não consigo produzir artigos como esse todos os dias. Mas lá no Canal do Telegram, eu procuro compartilhar notícias, dicas exclusivas, dicas rápidas, cortes de vídeos, entre outros conteúdos relacionados aos temas daqui do Blog. Entre lá no canal, é gratuito!
Espero que esse post tenha te ajudado 😉.
O que você achou dessas dicas para usar no Google Drive? Me conta lá no Twitter se esse artigo foi útil para você. E me segue lá para podermos conversar.
Até o próximo post!
Sou apaixonado por organização, ferramentas e métodos que possam auxiliar nosso dia-a-dia. Há anos utilizo diversas formas para organizar meu trabalho e minha vida pessoal. E agora tomei a decisão de compartilhar isso com você! 😉